12 Principales Funciones de un Wedding Planner: Déjate Ayudar!

Organizar un evento en general, es una tarea realmente estresante que requiere de varias habilidades muy valiosas; en el caso de las bodas, el estrés puede incluso triplicarse, pues existen muchas opiniones que deben complacerse. Por ello, muchas personas optan por contratar a un profesional que se encargue de todo; pero antes de hacerlo, es importante saber cual es su trabajo. En vista de esto, hablaremos sobre las 12 principales funciones de un wedding planner u organizador de bodas.

¿Qué es un wedding planner?

Un wedding planner u organizador de bodas, es una persona que se especializa en las gestiones necesarias para celebrar una boda; es decir, que se convierte en el mejor aliado de los novios, para hacer realidad el sueño de su boda perfecta. Es por ello, que los wedding planner deben tener muchas conexiones para lograr complacer todas las solicitudes. Efectivamente, son personas altamente capacitadas para manejar el estrés y trabajar en logística.

A pesar de ser un trabajo ampliamente distribuido en todo el mundo, aun no esta del todo claro de qué se encarga el wedding planner. Razón por la cual, a veces algunos integrantes de la pareja se resisten a contratarlos (sobre todo los novios); aunque finalmente terminan agradeciendo la insistencia de buscar un wedding planner. En atención a esto, vamos a enumerar las 12 principales funciones de un wedding planner.

1. Tener buenos contactos

Sin duda alguna, una de las funciones más agradecidas de un wedding planner, son todos los contactos que tiene en su agenda. Ya que, gracias a su experiencia, es capaz de localizar casi cualquier capricho que tenga la pareja; desde encontrar una carroza temática tirada con caballos, hasta traer animales de granja a la ceremonia. Además, en caso de no contar con los contactos exactos, se encarga de encontrarlos con amigos y colegas.

Lo mejor de todo, es que, debido a su trabajo, sabe exactamente con quien trabaja, quiere decir, que aporta la mejor calidad. En cambio, cuando se organizan eventos por cuenta propia, se corre el riesgo de contratar un mal servicio; lo que puede resultar en un verdadero desastre, fallas, estafas, accidentes y mucho más. En consecuencia, esta es una de las funciones más agradecidas de un wedding planner.

2. Ajustar presupuestos

Sabemos que una boda puede ser muy costosa, sobre todo si se organiza con toda la emoción sin tener la cabeza fría; esto es algo que pasa muy frecuentemente cuando las parejas organizan las bodas por su cuenta. Puesto que, debido a su deseo de que la boda sea perfecta, memorable y motivo de envidia, suelen gastar demasiado. Es allí, cuando el wedding planner hace su entrada triunfal para poner un alto al despilfarro.

Concretamente, el wedding planner al momento de su contratación, solicitará un presupuesto para todo el evento. Claro está, debe ajustarse a la realidad de los deseos de la pareja, una vez establecido, no puede pasarse. Es allí, cuando el wedding planner se vale de todos sus contactos, colegas y habilidades para hacer esto posible; un evento de gran calidad respetando el presupuesto en la medida posible.

3. Orientar ideas

Sin duda alguna, las bodas son los eventos más soñados por las personas, es por esto, que suelen tener ideas bastante extrañas. Por ejemplo, una boda al estilo princesa de cuentos, con tanto lujo que siquiera pueda pagarse. En este momento, el wedding planner es excelente para presentar alternativas de calidad con un poco más de realismo; ya que, gracias a tu trayectoria conoce mucho más sobre bodas exitosas.

De este modo, el wedding planner tiene como función orientar a la pareja de novios a qué camino es mejor tomar; sugiriendo el tema más indicado para la boda, una fecha apta para la celebración, cantidad de invitados, entre otras cosas. Por supuesto, aunque la decisión final siempre es de los novios, en muchos casos; la experiencia del wedding planner aclara mucho más sus decisiones y elimina ideas fantasiosas.

4. Encontrar el lugar perfecto

Una de las cosas más estresantes de la organización de cualquier evento, es encontrar el lugar ideal para hacerlo. En el caso de las bodas, encontrar la iglesia perfecta, restaurante, parque o cualquier lugar, es complicado; sobre todo, porque la pareja tiene ideas concretas de lo que quiere y cómo debe verse su boda. Sin mencionar, que existe un presupuesto concreto, que muchas veces es limitado para hallar el lugar ideal.

El wedding planner, tiene la pesada tarea de encontrar todos los lugares necesarios para celebrar la boda. Desde la iglesia donde se hará la ceremonia (Si aplica) o algún registro para la boda, civil, el salón para el festejo, etc. Aunque parezca sencillo, no lo es para nada, pues debe ser un lugar hermoso, cercano a los invitados y accesible al presupuesto.

5. Organizar lo legal

Para llevar a cabo una boda, se debe tener una serie de papeles que sirvan de soporte para esa unión; aunque muchos no lo sepan, en realidad si son varios los documentos necesarios para auspiciar una boda; incluso, permisos de la policía, bomberos, guardia civil y más.  Esta es una tarea bastante estresante, de hecho, es la que más causa problemas en la pareja de novios; razón por la cual, el wedding planner debe encargarse de coordinar todo lo necesario.

En caso de bodas civiles, el wedding planner también debe encargarse de encontrar a la persona facultada para casar a la pareja; si es una boda eclesiástica, también debe ubicar a un representante de la iglesia facultado para casar. De hecho, incluso puede prestar a apoyo para encontrar abogados, en caso de necesitar separación de bienes y más.

6. La lista de invitados

Claro está, los invitados deben ser elegidos por la pareja, entre sus familiares, amistades y conocidos más queridos. Aunque esto puede ser una tarea complicada, pues para los novios siempre es mejor invitarlos a todos. Recordemos, que el wedding planner debe velar por el cumplimiento del presupuesto, es allí, cuando entra su función en la lista de invitados. Ya que, debe orientar a los novios a elegir bien, para cumplir con el número de invitados.

7. Enviar las invitaciones

Aunque esto puede parecer una tarea muy tonta, la verdad es que puede ser algo sumamente estresante. Comenzando por el hecho de que hay que elaborar todas las invitaciones para cada invitado o pareja; recordando si es un invitado de la novia o el novio (para llevar la lista concreta de invitados que se revisará en la puerta). Además de esto, muchas veces las invitaciones tienen caligrafía a mano o deben ser impresas por una empresa en concreto.

Quiere decir, que es un ir y venir, correr a todos lados, ir al apartado de correo para enviar cada invitación o entregarlas personalmente; incluso, si se trata de una invitación electrónica, reunir todas las direcciones de correo, teléfonos y más es bastante complejo. Por ello, el wedding planner debe encargarse de esto, confirmar los asistentes y de ser necesario reorganizar la lista (si algún invitado no puede ir, se abre espacio para otro).

8. ¡Jefe de seguridad!

Aunque parece un poco exagerado, el wedding planner debe tener los ojos en todas partes durante la celebración. Puesto que, debe supervisar que todas las cosas se hagan y ocurran como estaba planeado; de hecho, incluso desde antes de la ceremonia, deben estar rondando el salón, la iglesia y más supervisando todo. Gracias a esto, la pareja puede prepararse para la boda tranquilamente, ir al spa, estar un rato con sus padrinos y madrinas, disfrutar de su experiencia.

9. Organizar el cortejo

El cortejo de la boda, entiéndase por esto damas de honor, padrinos, pajes, entre otros, debe ser organizado por el wedding planner. Para ello, se organizan ensayos de la ceremonia unos días o semanas antes, asegurándose que todo salga bien. Allí, el wedding planner debe dar indicaciones precisas de donde van a colocarse, como van a entrar y más. De igual modo, indicar a los novios su posición y desplazamiento por el salón; por este motivo, se realizan las llamadas cenas de ensayo, para tener todo en orden.

10. Ayudar a la elección del menú

El menú de la boda, debe ser elegido por los novios casi de forma obligatoria, aunque, el wedding planner tiene mucha influencia en ello. Puesto que, son los encargados de presentar las diferentes opciones de comida a los novios para la elección. Esto sucede, debido a que, en la mayoría de los casos, la pareja no conoce buenas empresas de catering; así como también, esto puede depender directamente del lugar donde se celebrará la boda.

11. Unificar las opiniones

Es un hecho innegable, que, en la organización de una boda, a pesar de que la opinión de los novios debe ser la más importante, no es la única. Por ejemplo, la dama de honor, el padrino, las madres de los novios, suelen tener bastante participación. Debido a esto, puede crearse un caos entre tantas ideas contrarias que resulta muy estresante; es allí, cuando la participación del wedding planner es más que agradecida, pues puede tomar lo mejor de cada idea y crear una nueva, complaciendo a la mayoría.

12. Solución de problemas

Esta es sin duda una de las funciones más importantes de un wedding planner, pues es donde realmente destacan. En una boda, pueden pasar una gran cantidad de accidentes, imprevistos y mucho más, que el wedding planner debe manejar. Por lo tanto, gracias a su experiencia, contactos y capacidad coordinar la logística; se encargan de solventar estos problemas durante el evento o unos días antes. Cosas tan importantes como que el pastel se estropee, una mancha en el vestido de novia, falta de los músicos y más; son capaces de solventarlas a la velocidad de la luz.

En conclusión, estas son solo las 12 principales funciones de un wedding planner, pero tienen muchas más. Por ejemplo, coordinar los votos con los novios, discursos en la ceremonia, regalos sorpresas de invitados y más. Gracias a esto, esta profesión se ha convertido en una de las más rentables en la actualidad, aunque también es muy difícil. Por ende, si deseas una boda perfecta y sin tanto esfuerzo, un buen wedding planner es la mejor opción.